Hoe chatbots effectief inzetten om je klantenservice te verbeteren en je efficiëntie verhogen

Webdesign nieuws
3 mei 2023

In de huidige digitale wereld verwachten klanten steeds meer en snellere service van bedrijven. Het beantwoorden van vragen, oplossen van problemen en het verstrekken van informatie zijn cruciale aspecten van een goede klantenservice. Het inzetten van chatbots kan hierbij een efficiënte en effectieve oplossing bieden. Chatbots zijn geautomatiseerde gesprekspartners die via tekstberichten of spraakcommunicatie klanten kunnen helpen en ondersteunen. Door de toenemende mogelijkheden en ontwikkelingen in AI en machine learning worden chatbots steeds slimmer en kunnen ze steeds meer taken overnemen van menselijke medewerkers. In deze blog gaan we dieper in op hoe chatbots kunnen worden ingezet om de klantenservice te verbeteren en de efficiëntie van het bedrijf te verhogen. We bespreken de voordelen en mogelijke toepassingen van chatbots, maar ook de uitdagingen en valkuilen die komen kijken bij het implementeren van chatbots in de klantenservice.

De voordelen van chatbots

Chatbots bieden verschillende voordelen voor bedrijven die op zoek zijn naar een efficiënte manier om de klantenservice te verbeteren. Hieronder worden de belangrijkste voordelen op een rijtje gezet.

1) 24/7 beschikbaarheid
Een van de belangrijkste voordelen van chatbots is hun 24/7 beschikbaarheid. Klanten kunnen op elk moment van de dag terecht bij de chatbot voor vragen en ondersteuning. Dit betekent dat klanten niet langer hoeven te wachten op kantooruren om antwoord te krijgen op hun vragen, waardoor de klanttevredenheid en loyaliteit kunnen toenemen.

2) Verhoogde efficiëntie
Chatbots kunnen veel tijd en geld besparen voor bedrijven door het afhandelen van eenvoudige vragen en problemen die anders door medewerkers afgehandeld zouden moeten worden. Hierdoor kunnen medewerkers hun tijd besteden aan meer complexe taken die meer waarde toevoegen aan het bedrijf.

3) Snelle en consistente reacties
Chatbots kunnen snel en consistent reageren op klantvragen en problemen. Hierdoor wordt de responstijd verkort en krijgen klanten sneller antwoord op hun vragen. Bovendien kunnen chatbots altijd hetzelfde antwoord geven op dezelfde vraag, waardoor er geen inconsistenties ontstaan in de communicatie.

4) Personalisatie
Chatbots kunnen ook gepersonaliseerde ervaringen bieden aan klanten. Door het gebruik van klantgegevens kunnen chatbots specifieke aanbiedingen en oplossingen bieden die zijn afgestemd op de individuele behoeften van de klant. Hou wel steeds de geldende GDPR-wetgeving in het achterhoofd natuurlijk.

5) Geen menselijke fouten
Chatbots maken geen menselijke fouten zoals typefouten of verkeerde informatie verstrekken. Dit vermindert de kans op ontevreden klanten en kan bijdragen aan een hogere klanttevredenheid.

De nadelen van chatbots

Hoewel chatbots verschillende voordelen bieden voor bedrijven, zijn er ook enkele nadelen waarmee rekening moet worden gehouden. Hieronder worden de belangrijkste nadelen op een rijtje gezet.

1) Beperkte contextuele kennis
Chatbots zijn niet altijd in staat om de juiste contextuele kennis te begrijpen en te interpreteren. Hierdoor kunnen ze soms verkeerde antwoorden geven of zelfs de verkeerde vragen stellen, waardoor klanten gefrustreerd kunnen raken.

2) Beperkte menselijke interactie
Hoewel chatbots kunnen helpen bij het afhandelen van eenvoudige vragen en problemen, zijn ze niet in staat om de menselijke interactie te bieden die klanten soms nodig hebben. Klanten willen soms graag persoonlijk contact met een medewerker om hun problemen op te lossen, wat niet altijd mogelijk is met een chatbot.

3) Hoge implementatiekosten
Het implementeren van een chatbot kan een behoorlijke investering zijn voor bedrijven. Dit kan vooral het geval zijn als er een hoge mate van maatwerk vereist is voor de chatbot om aan de specifieke behoeften van het bedrijf te voldoen.

4) Risico op technische fouten
Net als alle technologieën zijn chatbots niet perfect en kunnen ze technische problemen ondervinden. Dit kan leiden tot frustraties bij klanten en zelfs tot het verlies van klanten als de problemen niet snel worden opgelost. Het is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat de chatbot regelmatig wordt getest en onderhouden om technische fouten te minimaliseren.

5) Beperkte flexibiliteit
Chatbots zijn geprogrammeerd om te reageren op specifieke vragen en verzoeken van klanten. Dit betekent dat ze niet altijd flexibel genoeg zijn om te reageren op onverwachte vragen of verzoeken. Dit kan een uitdaging vormen voor klanten die een uniek probleem hebben dat niet past binnen de parameters van de chatbot.

6) Verminderde emotionele intelligentie
Chatbots missen de menselijke kwaliteit van emotionele intelligentie. Ze zijn niet in staat om de emoties van klanten te lezen en hierop te reageren op een manier die menselijke medewerkers zouden doen. Dit kan ertoe leiden dat je klanten zich niet gehoord voelen of dat de chatbot ongevoelig overkomt.

Hoewel er enkele nadelen verbonden zijn aan het gebruik van chatbots voor klantenservice, zijn de voordelen in de meeste gevallen nog steeds aanzienlijk. Door te begrijpen waar chatbots het meest effectief zijn en waar ze tekortschieten, kunnen bedrijven bepalen of het gebruik van chatbots voor hun bedrijf geschikt is en hoe ze chatbots effectief kunnen inzetten.

Ongepaste vragen tegengaan

Er zijn verschillende manieren om te voorkomen dat mensen schunnige of ongepaste vragen stellen aan jouw chatbot. Hier zijn een aantal suggesties:

  • Stel duidelijke richtlijnen op: Door duidelijke richtlijnen op te stellen voor het gebruik van je chatbot, kan je aangeven welk soort gedrag niet wordt getolereerd. Zorg ervoor dat deze richtlijnen zichtbaar zijn op je website of in je chatbot-interface, zodat gebruikers erop worden gewezen voordat ze beginnen te communiceren met jouw chatbot.
  • Programmeer je chatbot om ongepaste inhoud te herkennen: Je kan je chatbot zo programmeren dat deze bepaalde trefwoorden of zinnen herkent die wijzen op ongepaste inhoud. Als de chatbot deze woorden detecteert, kan hij automatisch reageren met een bericht waarin staat dat de vraag niet wordt geaccepteerd.
  • Geef jouw chatbot een beperkte focus: Door je chatbot een beperkte focus te geven, bijvoorbeeld alleen op het gebied van klantenservice, kan je voorkomen dat mensen schunnige vragen stellen die buiten de scope van de chatbot vallen.
  • Implementeer menselijke monitoring: Hoewel het gebruik van een chatbot bedoeld is om de werkdruk te verminderen, kan het in sommige gevallen noodzakelijk zijn om menselijke monitoring toe te voegen om ervoor te zorgen dat ongepaste inhoud niet aan je klanten wordt getoond. Menselijke monitoring kan worden toegepast door het toevoegen van een medewerker of moderator aan het chatbotteam, die eventuele ongepaste inhoud kan filteren en verwijderen.

Het is belangrijk om te onthouden dat het onvermijdelijk is dat sommige mensen ongepaste vragen zullen stellen. Maar door het volgen van bovenstaande suggesties, kan je de kans op ongepaste inhoud minimaliseren en een veilige en professionele omgeving voor jouw chatbotgebruikers creëren.

Vooraf screenen zorgt voor minder druk op de klantendienst en hogere klanttevredenheid

Je kan je chatbot te gebruiken om enkele vragen te stellen om het probleem al deels te identificeren. Dit staat bekend als een “pre-screening” of “triage” proces. Door deze vragen te stellen, kan de chatbot de aard van het probleem beter begrijpen en de klant helpen bij het vinden van de juiste oplossing.

Het pre-screening proces kan bijvoorbeeld bestaan uit enkele vragen die betrekking hebben op de aard van het probleem, de afdeling waarvoor de vraag bestemd is, de urgentie van de vraag, de locatie van de klant, enzovoort. Op basis van de antwoorden kan de chatbot de vraag doorsturen naar de juiste afdeling of de juiste medewerker, of de klant doorverwijzen naar een relevante FAQ-pagina of kennisbank.

Door pre-screening te gebruiken, kun je ervoor zorgen dat de klant snel en efficiënt geholpen wordt, en dat de medewerkers van de klantenservice zich kunnen concentreren op de meest dringende en complexe vragen. Bovendien kan het pre-screening proces helpen om de efficiëntie van je klantenservice te verbeteren en de algehele klantervaring te verbeteren.

Slim escaleren via routing regels

Het is mogelijk om je chatbot zo in te stellen dat specifieke vragen automatisch worden doorgestuurd naar een bepaalde medewerker. Dit kan worden gedaan door middel van een functie die bekend staat als “routing” of “escalatie”.

Er zijn verschillende manieren om deze functie in te stellen, afhankelijk van de chatbot-software die je gebruikt. Over het algemeen is het proces echter vrij eenvoudig.

Stap 1: Identificeer de vragen die moeten worden doorgestuurd
Eerst moet je de vragen identificeren die moeten worden doorgestuurd naar de specifieke medewerker. Dit kan bijvoorbeeld gaan om vragen die betrekking hebben op specifieke producten of diensten, technische ondersteuning, of vragen die alleen door bepaalde medewerkers kunnen worden beantwoord.

Stap 2: Maak een routing-regel
Vervolgens moet je een routing-regel maken die de chatbot instrueert om de relevante vragen door te sturen naar de specifieke medewerker. Deze routing-regel kan worden gemaakt in de chatbot-software die je gebruikt en kan bijvoorbeeld worden gebaseerd op zoekwoorden of bepaalde antwoorden die de klant geeft.

Stap 3: Stel een escalatieproces in
Als de specifieke medewerker niet beschikbaar is om de vraag te beantwoorden, moet je een escalatieproces instellen dat ervoor zorgt dat de vraag naar een andere medewerker wordt doorgestuurd. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als de medewerker offline is of als ze niet binnen een bepaalde tijd reageren.

Door je chatbot zo in te stellen dat specifieke vragen automatisch worden doorgestuurd naar een bepaalde medewerker, kun je ervoor zorgen dat klanten snel en efficiënt worden geholpen. Dit kan de klantervaring verbeteren en bijdragen aan de klanttevredenheid.

Conclusie

Een chatbot kan een krachtige tool zijn voor bedrijven die hun klantenservice willen verbeteren en de efficiëntie van hun bedrijfsvoering willen verhogen. Door het gebruik van chatbots kunnen bedrijven 24 uur per dag, 7 dagen per week klantenondersteuning bieden, terwijl ze tegelijkertijd de werkdruk van hun medewerkers verminderen. Bovendien zijn chatbots in staat om snel en efficiënt antwoord te geven op veelgestelde vragen en kunnen ze de klantervaring verbeteren door persoonlijke aanbevelingen te doen op basis van de voorkeuren en het gedrag van de klant.

Het implementeren van een chatbot kan aanvankelijk wat tijd en moeite kosten, maar het kan uiteindelijk leiden tot aanzienlijke besparingen op de kosten van klantenservice en een verhoogde klanttevredenheid. Dus waar wacht je nog op? Overweeg om een chatbot te implementeren voor je bedrijf en ervaar zelf de vele voordelen die het te bieden heeft!

Interesse in een gesprek?

Nuttige links

Mogelijk ook interessant…

10 Conversiekillers voor webshops en hoe ze te overwinnen

10 Conversiekillers voor webshops en hoe ze te overwinnen

Het succes van een webshop wordt vaak gemeten aan de hand van de conversieratio - het percentage bezoekers dat daadwerkelijk overgaat tot aankoop. Maar soms kunnen zelfs de kleinste obstakels grote gevolgen hebben voor dit cruciale getal. Hier zijn 10 veelvoorkomende...

Lees meer

Pin It on Pinterest

Share This