Update 04/2023:
Ook in 2023 werken doen erg veel mensen aan thuiswerken omdat dit zorgt voor een betere werk- en privébalans en het zorgt voor een hogere productiviteit. Toch is het ook vooral zoeken naar een evenwicht tussen thuiswerken en op kantoor werken. De sociale interactie speelt daarbij een grote rol, ondank de beschikbaarheid van allerhande tools.
Exponentiële groei tijdens coronacrisis
Thuiswerken werd vanaf maandag 19 oktober 2020 opnieuw de norm. Het kan niet anders dan dat dit moeilijkheden meebrengt voor zowel werknemer als werkgever. Omdat het momenteel niet anders kan, zijn we genoodzaakt om ons leven en onze manier van werken hierop aan te passen. Hoe hou je werk en privé gescheiden, wat zijn de technische vereisten en welke voordelen biedt thuiswerken nu precies?
Niet voor iedereen
Helaas is thuiswerken niet voor iedereen mogelijk, denk maar aan de zorgsector, onderhoudstechniekers, leraren, bestuurders van trein, tram en bus, logistieke medewerkers en ga zo maar door. Deze mensen moeten nu eenmaal fysiek op post zijn. Voor bedienden stelt dit probleem zich veelal niet en zij kunnen perfect van thuis uit werken.
Basisvereisten
Je werkgever moet er uiteraard voor zorgen dat je op een veilige manier kan werken, maar je kan niet eisen van je baas dat hij allerhande materialen zoals burelen of stoelen of IT-materiaal voor je aanschaft om thuis te werken. Hierin maak je dus best goede en duidelijke afspraken met je werkgever. Verder zal je uiteraard een laptop / pc, een internetverbinding en een smartphone nodig hebben. De software gaan we dadelijk verder op in. Voer je normaliter veel telefoongesprekken of woon je veel vergaderingen bij, dan is een headset en een webcam een absolute must.
Samenwerken alsof je op kantoor zit.
Microsoft heeft de ideale tools in huis om samen te werken tijdens en na corona: Microsoft 365 (voorheen Office 365). Werkt je werkgever al met Microsoft 365 dan kan je gebruikmaken van de diverse voordelen van dit systeem zoals gedeelde data via OneDrive of SharePoint, samenwerken via SharePoint en vergaderen via Microsoft Teams. Je zakelijke e-mail en (gedeelde) agenda synchroniseren eenvoudig via Exchange. Virtuele meetings zijn eenvoudig met enkele klikken te organiseren via het handige Microsoft Teams. Je kan ze rechtstreeks in Outlook inplannen en de vereiste personen een uitnodiging voor de vergadering toesturen. Iedereen ontvangt dan een link waarmee men op de afgesproken datum en tijd kan deelnemen aan de vergadering. Dit hoeven overigens niet perse collega’s te zijn. Ook mensen van buiten uw organisatie kunnen deelnemen.
Tal van andere tools zoals WhatsApp, Slack en Zoom (en vele anderen) kunnen al dan niet supplementair worden gebruikt om thuiswerken zo eenvoudig mogelijk te maken. Moet je toch verbinding maken met het bedrijfsnetwerk van thuis uit? Vraag aan je baas om een VPN-verbinding te voorzien, zodat je veilig kan inloggen op het netwerk. Ook hackers werken immers van thuis uit en zij hanteren meestal geen kantooruren 😉.
Probleem? Vraag virtuele hulp!
Hulp nodig van de systeembeheerder om iets in orde te brengen? Geen probleem! Gebruik hiervoor bijvoorbeeld Teamviewer of AnyDesk, zodat deze mensen jouw scherm eenvoudig kunnen overnemen. Je hoeft niet bang te zijn dat je privacy geschonden wordt, want jij moet uiteraard de verbinding goedkeuren. Installeer om die reden geen zogenaamde “toegang zonder toezicht”, want dan kan dit wel. Het is natuurlijk nooit de bedoeling dat je baas eender wanneer kan inloggen op je pc. Is het een bedrijfstoestel, dan zijn er mogelijk andere afspraken. Bespreek dit met je baas om discussies te vermijden.
Mentaal welzijn bewaken
Thuiswerken is voor sommige mensen een zege en voor anderen een hel. De voordelen zijn niet min: niet langer elke dag in de file staan, geen gepaste outfit uitzoeken, zelf je werktijden bepalen en op een rustige plek werken (in de zomer misschien op het terras?). Die vrijheid is zeer leuk, maar kan ook op je mentale welzijn (gaan) wegen. Er zijn natuurlijk ook nadelen aan verbonden, zoals: minder sociaal contact, er is veel afleiding (snel even afstoffen, het toilet poetsen of de kinderen ophalen, et cetera). Daarnaast kunnen ook andere gezinsleden je hinderen in je werk. Onderschat tot slot ook het wegvallen van structuur niet. Wanneer je plots je eigen schema kan bepalen, lopen werk en privé al snel door elkaar waardoor belangrijke grenzen vervagen. Stel dus zelf of samen met je werkgever een werkschema op dat zorg draagt voor de continuïteit van het bedrijf, maar ook je mentaal welzijn veiligstelt.
Conclusie
Met de juiste tools, afspraken en werkomgeving kan thuiswerken een echte zegen zijn, doch niet voor iedereen. Bespreek met je baas de mogelijkheden en overtuig je baas van de voordelen van samenwerking tools zoals Microsoft 365 welke het thuiswerken een stuk eenvoudiger maken en voor minder stress zorgen. Tot slot, bewaak je mentale welzijn en stel grenzen tussen je werk- en privéleven. Hou het gezond!
